1. Tổng Quan Về Vị Trí Accounts Payable & Receivable Trong Khách Sạn

Trong bộ máy tài chính – kế toán của khách sạn, bộ phận Accounts Payable (AP) và Accounts Receivable (AR) đóng vai trò thiết yếu để đảm bảo các hoạt động thanh toán ra và thu tiền vào diễn ra chính xác, đúng hạn và minh bạch.

• Accounts Payable (Kế toán thanh toán): Quản lý việc chi trả cho nhà cung cấp, hóa đơn mua hàng, các chi phí vận hành.

• Accounts Receivable (Kế toán công nợ phải thu): Quản lý hóa đơn bán hàng, theo dõi thu tiền từ khách hàng, đại lý, OTA, đối tác tổ chức sự kiện.

2. Nhiệm Vụ Chính Của Accounts Payable (Kế Toán Thanh Toán)

💳 2.1. Kiểm tra & xử lý hóa đơn đầu vào

• Kiểm tra hóa đơn, chứng từ từ nhà cung cấp (F&B, giặt là, dịch vụ kỹ thuật…).

• Đối chiếu số lượng, giá trị với phiếu mua hàng, hợp đồng.

📤 2.2. Lập đề nghị thanh toán

• Lập phiếu chi/ủy nhiệm chi theo yêu cầu của các bộ phận.

• Trình duyệt qua các cấp: Trưởng bộ phận → Kế toán trưởng → GM.

🔁 2.3. Theo dõi công nợ phải trả

• Cập nhật danh sách công nợ đến hạn, tránh trễ thanh toán ảnh hưởng mối quan hệ nhà cung cấp.

• Lưu trữ hóa đơn chứng từ để phục vụ kiểm toán và quyết toán thuế.

3. Nhiệm Vụ Chính Của Accounts Receivable (Kế Toán Công Nợ Phải Thu)

💰 3.1. Lập và gửi hóa đơn bán hàng

• Xuất hóa đơn cho các đại lý du lịch, OTA (Booking, Agoda, Traveloka…), công ty tổ chức sự kiện.

• Kiểm tra thông tin đặt phòng, hợp đồng, chương trình khuyến mãi áp dụng.

📥 3.2. Theo dõi và nhắc thu công nợ

• Ghi nhận thanh toán từ khách hàng, đối chiếu với số tiền thực nhận.

• Liên hệ phòng Kinh doanh để phối hợp nhắc công nợ hoặc xử lý tồn đọng.

📋 3.3. Đối chiếu & lập báo cáo

• Đối chiếu công nợ phải thu định kỳ (tuần/tháng).

• Lập bảng cân đối công nợ, báo cáo tình trạng thu chi gửi Kế toán trưởng.

4. Kỹ Năng Cần Có Của Kế Toán AP/AR Trong Khách Sạn

5. Phân Biệt AP – AR Trong Khách Sạn Qua Ví Dụ

6. Tầm Quan Trọng Của Vị Trí Kế Toán AP/AR Trong Khách Sạn

• Đảm bảo dòng tiền ổn định, không gián đoạn vận hành khách sạn.

• Góp phần xây dựng uy tín tài chính với nhà cung cấp, đối tác.

• Hỗ trợ Kế toán trưởng lập báo cáo tài chính chính xác, kịp thời.

• Hạn chế thất thoát, chậm thu, gian lận trong quy trình thanh toán – thu nợ.

7. Yêu Cầu Tuyển Dụng Cơ Bản

• Tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán – Tài chính.

• Có kinh nghiệm tối thiểu 1–2 năm ở vị trí kế toán công nợ hoặc thanh toán.

• Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại khách sạn, resort hoặc ngành dịch vụ.

• Cẩn thận, trách nhiệm, làm việc có kế hoạch.

8. Lộ Trình Phát Triển Nghề Nghiệp

• Kế toán thanh toán / công nợ
  ↓

• Kế toán tổng hợp
  ↓

• Kế toán trưởng (Chief Accountant)
  ↓

• Finance Manager / Financial Controller

9. Kết Luận

Accounts Payable và Accounts Receivable là hai mắt xích then chốt trong vận hành tài chính khách sạn. Họ giúp kiểm soát tiền ra – tiền vào một cách khoa học, minh bạch, và hiệu quả. Dù ít được khách hàng nhìn thấy, nhưng lại chính là người giữ nhịp tài chính ổn định cho cả hệ thống hoạt động trơn tru.

Nếu bạn yêu thích sự chính xác, logic, muốn làm việc trong môi trường chuyên nghiệp và có cơ hội thăng tiến bền vững – kế toán AP/AR khách sạn là lựa chọn lý tưởng để bắt đầu sự nghiệp kế toán trong lĩnh vực dịch vụ cao cấp.